Sin importar el tamaño o el nivel de operación, siempre será necesario implementar diferentes sistemas de información en las empresas. La transformación digital ha contribuido a contar cada vez con más y mejores programas o plataformas que ayudan a los negocios a ser más eficientes, realizar tareas más rápido, tener procesos óptimos y una mayor visualización de las operaciones.
¿Qué son los sistemas de información empresariales?
Se trata de plataformas, hardware y software especializados que centralizan un conjunto de datos sobre un área, procesos u operaciones específicas de una empresa, con la finalidad de gestionarlos para darles un orden, visibilidad, interpretación y análisis.
Los datos que una empresa genera, entre sus áreas o por ciertos procesos, se van integrando en un sistema que vincula la información. Así las personas dentro de esa organización tienen en una sola plataforma datos de alto valor para su actividad, que pueden revisar en tiempo real o en cualquier momento que lo necesiten.
Estos sistemas realizan una serie de acciones, principalmente de captación y recolección de datos, almacenamiento, manejo y análisis, así como diseminación de datos.
La importancia de los sistemas de información en las empresas
El avance tecnológico ha dado un nuevo rostro a los sistemas de información en las empresas, ya que cada vez son más intuitivos, con mayor capacidad para contener datos, gestionarlos e interpretarlos. Es así que se han vuelto plataformas imprescindibles dentro de las organizaciones.
Actualmente hay una relación directa entre los resultados exitosos de una compañía y el uso de sistemas de información. Sin embargo, no se trata de que un negocio se llene de sistemas y software, sino de que haya un análisis de las necesidades de la empresa y de la operación que tiene, y decidir una implementación estratégica de estas plataformas para que realmente contribuyan a cumplir los objetivos de una empresa.
Entre las ventajas de los sistemas de información para empresas destacan:
- Integración: la integración y centralización de información representan una gran ventaja para tu empresa, en tanto que permiten una vinculación efectiva entre sus áreas. Así podrán hacer una mejor planeación y operar como un bloque sólido.
- Tiempo: muchos procesos y tareas se automatizan por lo que los colaboradores tienen más tiempo de operar en otras actividades.
- Procesos: una organización también obtendrá beneficios al optimizar sus procesos, disminuir errores, tener diagnósticos de problemas y ser eficiente integralmente gracias a la concentración de información valiosa.
- Gestión: estos sistemas son importantes porque brindan un mayor control de procesos, operaciones y actividades, lo cual permite una mejoría constante. Administrar bien los tiempos, recursos y actividades se traduce en ganancias para una empresa.
- Disponibilidad: tener la información disponible y acceso a grandes volúmenes de datos ayuda a la estrategia, planificación y operación efectiva dentro de un negocio.
- Costos: cuando tienes ese nivel de información disponible, procesos eficientes, mayor control, colaboradores enfocados en actividades que son más rentables para la empresa y que no pierden tiempo en procesos repetitivos o mecánicos, el resultado es ahorro en costos administrativos, de recursos humanos y operativos.
- Seguridad: la evolución de los sistemas de información en las empresas ha llegado a un nivel tal que garantizan la seguridad de los datos.
10 características generales de los sistemas de información en las empresas
Existen muchos tipos de sistemas de información para empresas, pero en general comparten ciertas características que los definen, ya que la esencia de estas plataformas o software es que tengan la capacidad para integrar datos, ordenarlos, vincularlos y hacerlos visibles.
Estas son las 10 características más relevantes de los sistemas de información empresarial:
- Escalabilidad: adaptan su funcionamiento a la operación específica de un negocio y pueden ir escalando conforme las empresas se hagan más complejas.
- Administración: hacen una gestión de los datos acumulada para tener un orden de la información y ponerla a la mano de los colaboradores.
- Automatización de procesos: los procesos internos de un negocio pueden ser automatizados de forma integral mediante estos sistemas, con el fin de realizar algunas actividades o para ciertas áreas o departamentos.
- Centralización: integra y unifica la información de una compañía para facilitar el uso y vinculación de los datos entre áreas.
- Flexibilidad: son sistemas que alojan todo tipo de empresas, con herramientas o apartados versátiles enfocados en optimizar ciertos aspectos de un negocio, como la administración, recursos humanos, contabilidad, ventas, etc.
- Especificidad: generalmente suelen centrarse en una solución específica para las empresas. Se concentran en una actividad dentro de la estructura de la organización.
- Uso intuitivo: son fáciles de usar, ya que están diseñados y configurados para facilitar las tareas, así que se implementan de forma muy sencilla y los colaboradores aprenden rápidamente a utilizarlos.
- Visibilidad: estos sistemas están visibles en una empresa, ya sea como una base de datos, un software o un hardware. Hacen que los datos también sean visibles y disponibles para su uso.
- Capacidad de actualización: los software suelen tener la capacidad para actualizarse en versiones mejoradas.
- Relevancia: son plataformas que generan valor para los negocios porque su operación es relevante. Es ágil, en tiempo real y contribuye a la mejora de procesos y actividades.
Ahora conocerás cuáles son los tipos de sistemas de información más útiles para las organizaciones.
